Entrepreneurs Can’t Afford To Be Email Deadbeats

Автор: Martin Zwilling, CEO & Founder of Startup Professionals
Источник: Entrepreneurs Can’t Afford To Be Email Deadbeats

Нравится это или нет, электронная почта остается главным средством бизнес- и персональных коммуникаций, так же как и телефонные звонки. О вашем бизнесе и вашей прямоте судят ежедневно по отзывчивости на письма, и никто не хочет иметь дело с мертвым почтовым ящиком. Не отвечающие люди и фирмы быстро теряют друзей и клиентов.

Если вы - один из “нового поколения”, кто просто не пишет электронных писем, тогда не публикуйте электронный адрес, и удалите все учетные записи электронной почты. В этом случае люди не будут посылать сообщения, или по крайней мере получат сообщение о недоставке, ведущее к их дальнейшим действиям.

Настоящая проблема - люди, проверяющие почту раз за несколько недель, имеющие десять разных электронных адресов, или имеющие тысячи сообщений, накопившихся в их “входящих” для хранения. Каждый из этих вариантов - верный способ потерять клиентов и получить ярлык “персонального паразита”.



С положительной стороны, есть некоторые вещи, которые вы можете и должны сделать для эффективного управления вашей электронной почтой, и будете выглядеть как отзывчивый друг и бизнес.

• Перенаправьте мало используемые учетные записи на ваш главный адрес. Каждая уважаемая почтовая система имеет механизм для перенаправления с второстепенных адресов на тот, что вы проверяете ежедневно. Многие системы, такие как Outlook, позволяют принимать с множества адресов в один “входящий” ящик. Используйте это.
• Используйте “входящие” для обозрения, не для хранения. Вам следует перемещать сообщения, требующие действия в папку “Дела”, или “Для чтения”, или выполненные в папку “Журнал”. По самому минимуму используйте функцию “флажок “Для исполнения”. Иначе важные вопросы будут упущены из виду, и вы будете обескуражены огромным количеством пунктов перед вами.
• Установите время реакции и следуйте цели. Я лично стремлюсь разбирать все сообщения в моих “входящих” в течение 24 часов (как и отвечать на каждую голосовую почту в течение 24 часов). Любой ответ вроде “Получил ваш запрос, но требуется пару недель на исследование” сделает вас героем. Затем просто сделайте, как обещали.
• Используйте возможности авто-ответа. Если вы уезжаете на две недели в отпуск или отсутствуете в поездке, и не желаете перебирать почту, включите функцию авто-ответа, чтобы сразу ответить на любое письмо: “В отпуске на две недели, отвечу, когда вернусь”.
• Присматривайте за агрессивными фильтрами спама. Мы все знаем, то что одному спам - то другому любимая шутка. Я рекомендую вам выбрать наименее агрессивные настройки, так вам надо удалять несколько лишних, но вы не пропустите важного сообщения.
• Поищите заброшенные вопросы в своей почте. Хотя можно утверждать, что это проблема отправителя, вы можете избежать репутации плохого парня, настойчиво выискивая вопросы или проблемы, по которым можно дать ответ. Некоторые люди запрятывают вопросы в длинном сообщении, которое как вы думали, лишь для информации, и затем запомнят вас как неотвечающего.

Суть здесь в том, чтобы почувствовать себя в чужой шкуре. Как часто вы отправляли электронные письма на адрес для контактов или службы поддержки фирмы (info@company.com), никогда не получая ответа? Какой великолепный способ растерять клиентов и друзей!

В нынешнее время занят каждый, но мы все знаем людей, которые “так заняты”, но никогда не представляется что-нибудь сделать, или даже ответить на электронные сообщения. Я подписываюсь под старым принципом управления, что вы должны перебрать почту за один раз, то есть просто сделайте это, не тяните с этим.

Организация потока вашей электронной почты - это лишь один аспект тайм-менеджмента, а плохой тайм-менеджмент - это убийца стартапа. Другой убийца - ваш бизнес, или вы сами, охарактеризованные как лентяй. Противоположность смерти - способность реагировать. Будьте здесь все время, каждый раз, и вы будете впереди стаи.

Марти Цвиллинг (Marty Zwilling)



Переведено для блога dennydov.blogspot.com
Алексеем Ляпидевским


Разрешается копирование этого материала с указанием гиперссылки на источник: http://dennydov.blogspot.com/